Introdução
O cumprimento da missão das Forças Armadas exige uma actuação articulada, o que pressupõe a existência de cooperação ao nível das várias unidades que constituem cada ramo, nas quais se incluem as bibliotecas militares.
Importa, pois, saber em que medida e de que forma a cooperação se desenvolve entre as bibliotecas do sistema de forças nacional, identificando os factores que a facilitam ou a dificultam. Este foi o principal objectivo que presidiu ao trabalho de investigação desenvolvido entre 2003 e 2005 (Pinto, 2005), apresentando-se neste artigo resultados parcelares daquele trabalho.
Com o desenvolvimento das TIC o termo cooperação ganhou novo alento entre as bibliotecas; os programas de cooperação começaram a ganhar forma no final dos anos 80 e consolidaram-se definitivamente em meados dos anos 90. As TIC impulsionaram definitivamente os catálogos partilhados. Tornou-se possível abranger áreas de informação muito amplas e com efectiva redução de custos e os benefícios para a comunidade de utilizadores são também evidentes.
A construção e manutenção de arquitecturas informáticas onde assenta um volume considerável de informação bibliográfica, com vista a disponibilizar uma plataforma de base única, mas onde coexistem diversos catálogos de várias proveniências, constitui a pedra basilar de um projecto de cooperação nesta área.
O levantamento efectuado no âmbito do trabalho de investigação acima referido permitiu identificar oitenta e uma bibliotecas do Exército1, dezasseis bibliotecas da Marinha e nove bibliotecas da Força Aérea. Se a relevância de alguns destes serviços se foi esbatendo ao longo do tempo, outros há que subsistem e teimam em se afirmar, apesar da escassez de recursos: falta quase tudo. Não sendo consideradas uma prioridade nem pelo Ministério da Defesa, nem pelas Forças Armadas, muitas bibliotecas sobrevivem na sombra e se não fosse o empenhamento das pessoas que aí desenvolvem actividade, quase sempre sem qualquer formação adequada, não seria possível o seu funcionamento. Neste contexto tem todo o cabimento a exclamação de uma conservadora da Biblioteca Nacional de Paris quando visitou o núcleo dos Paulistas da Biblioteca do Exército:
“… nunca esperei vir encontrar na Lisboa dos fins do século XX uma biblioteca tão rica em livros do século XVII e do século XVIII, catalogados com um sistema do século XIX.” (Soares, 2003, p. 55)
Não se trata apenas de fundos antigos. Existem bibliotecas onde predomina o livro moderno e onde o tratamento documental não registou evolução significativa.
Por regra as bibliotecas militares encontram-se confinadas às respectivas unidades. Contudo, tanto no Exército como na Marinha, existe uma biblioteca central que se impõe perante o seu próprio ramo: a Biblioteca do Exército e a Biblioteca Central da Marinha. No caso da Força Aérea a Biblioteca, integrada no Centro de Documentação, por sua vez integrado nos Serviços de Documentação e Informação da Força Aérea, dilui-se no seu Estado-Maior tendo um papel pouco definido perante a Biblioteca de Ciências Militares Aeronáuticas, a funcionar na Base Aérea Nº1 em Sintra. Todas as demais bibliotecas, qualquer que seja o ramo, integram-se em unidades de maior ou menor dimensão, de maior ou menor expressão. Há ainda a considerar um grupo de bibliotecas inseridas nos sistemas de ensino e de saúde.
Abordagem metodológica
Para investigar em que medida e de que forma a cooperação se desenvolve entre as bibliotecas do sistema de forças nacional e identificar os factores que a facilitam ou a dificultam, verificou-se que o estudo de caso seria a estratégia mais adequada e que o caso a estudar seria o sistema das bibliotecas militares portuguesas.
Tendo em consideração o caso em presença e reflectindo sobre o quadro apresentado por Yin (1994, p. 39) sobre o tipo de planificação de estudos de caso, estabeleceu-se que as unidades de análise sobre as quais se focaliza o estudo são três e correspondem aos subsistemas constituídos pelas bibliotecas de cada um dos três ramos das Forças Armadas - bibliotecas do Exército, da Marinha e da Força Aérea - embebidas no caso que é o sistema das bibliotecas militares portuguesas. Trata-se assim de um caso singular e incluso (ou embebido), uma vez que tem três unidades de análise.
Relativamente aos critérios para interpretar os resultados, consubstanciaram-se na avaliação do potencial de cooperação, com base no levantamento dos recursos de informação disponíveis (mediante a aplicação de questionário) e no estudo das atitudes de abertura/resistência à cooperação, efectuado através da realização de entrevistas e da observação.
Os métodos de pesquisa utilizados foram a análise documental, o inquérito (por questionário e por entrevista) e a observação:
a) Análise documental - incidiu, por um lado, na bibliografia especializada relevante para o estudo em questão e, por outro lado, nos documentos emanados das bibliotecas ou das unidades orgânicas em que as mesmas se inserem;
b) Inquérito por questionário - este método afigurou-se desde logo o mais adequado para fornecer informação acerca dos recursos das bibliotecas militares sendo os dados recolhidos através do questionário fundamentais para o conhecimento das bibliotecas militares. Os questionários foram apresentados ao universo das bibliotecas militares portuguesas;
c) Inquérito por entrevista - neste estudo, funcionou como um método complementar de recolha de dados, que possibilitou abordar aspectos menos adequados à resposta através de questionário, bem como obter esclarecimentos acerca de dados obtidos através do questionário, cuja interpretação era dúbia, e ainda deixar os entrevistados sugerirem pistas e darem explicações. Para este efeito, foi utilizado o guião semi-estruturado. No Exército e na Marinha foram realizadas respectivamente três entrevistas: em bibliotecas centrais, em bibliotecas de estabelecimentos de formação2 e em bibliotecas de estabelecimentos de ensino superior. Procurou-se tanto quanto possível a mesma correspondência nas bibliotecas da Força Aérea, onde se realizaram duas entrevistas uma vez que a Biblioteca de Ciências Militares Aeronáuticas dava apoio, através dos seus pólos, simultaneamente a um estabelecimento de formação e a um estabelecimento de ensino superior correspondentes nos outros dois ramos. Foi ainda realizada uma 9ª entrevista junto da Repartição de Documentação e Bibliotecas integrada no organismo que no Exército tem por missão coordenar alguns aspectos das Bibliotecas do Exército - Direcção de Documentação e História Militar3 e que não tem correspondência nos outros ramos das Forças Armadas;
d) Observação - a aplicação deste método, decorrente tanto da realização do estudo, como da experiência profissional, permitiu conviver por dentro com a realidade das bibliotecas militares. A grelha de observação contemplou as instalações, os meios técnicos/equipamentos utilizados, os procedimentos seguidos e comportamentos/atitudes das pessoas envolvidas.
Na elaboração do estudo foi feita a triangulação dos vários métodos de pesquisa por forma a reforçar a validade dos resultados. Assim se entende a interacção entre a entrevista e a observação em que o diálogo proposto pela entrevista esclareceu dados obtidos através da observação e vice-versa.
Caracterização das bibliotecas militares portuguesas
Público
O grande público destas bibliotecas é obviamente militar, em especial os oficiais superiores. Mas também investigadores, nacionais e estrangeiros, e alunos de mestrado e doutoramento recorrem às bibliotecas militares.
Orçamento
A maior parte das bibliotecas militares não tem orçamento próprio e os valores atribuídos são quase simbólicos, o que prova a pouca importância dada ao investimento nestes serviços. Dos dados recolhidos em 2004 relativamente a este item verificamos que comparativamente as bibliotecas do Exército são as mais penalizadas, sendo as mais beneficiadas as bibliotecas da Força Aérea.
Fundos documentais
Sobre os fundos documentais há a considerar vários aspectos:
a) Os temas referentes aos interesses específicos de cada ramo;
b) Em alguns casos os temas do interesse específico de cada unidade;
c) Aqueles que eventualmente são comuns a dois ramos;
d) Os mais abrangentes que são indicados pelos três ramos.
O Exército naturalmente, quer pela sua vocação, quer pela sua história, quer ainda pelo seu extenso número de bibliotecas, é o ramo que apresenta a temática mais variada. Partilha ainda temas comuns tanto com a Marinha, como com a Força Aérea. Por seu lado a Marinha e a Força Aérea registam pontos comuns apenas nos temas mais abrangentes e que englobam os três ramos.
Outros temas como a aquariofilia, aquiriologia, aquacultura e biologia são do interesse específico de uma unidade da Marinha - o Aquário Vasco da Gama.
As áreas temáticas indicadas por qualquer um dos três ramos são: militares (da respectiva especialidade), história, estratégia, geoestratégia, táctica militar, política, geopolítica, direito e legislação, matemática, ciências e ciências sociais e humanas.
Aquisição dos fundos documentais
Consequência também dos constrangimentos orçamentais é o modo de aquisição dos fundos documentais. Assim acontece nas Bibliotecas do Exército onde o principal modo de aquisição de documentos se faz através da oferta. Existem mesmo bibliotecas que subsistem apenas pelas ofertas. Na Marinha e na Força Aérea as aquisições por compra e por oferta encontram-se mais equilibradas e não existe qualquer biblioteca que subsista apenas pelas ofertas. No entanto o grande volume de ofertas não significa documentos pertinentes para as áreas tratadas por estes serviços. Frequentemente chegam às bibliotecas documentos oferecidos com as melhores intenções cujo número de consultas será provavelmente zero, e, por isso, são desprovidos de valor para o serviço em questão, apenas vêm comprometer o espaço de armazenamento quase sempre exíguo. Por outro lado o baixo número de permutas revela a estanquicidade dos serviços que funcionam para dentro da unidade onde se inserem. Esta situação, juntamente com as dificuldades decorrentes da não automatização dos catálogos ou, no caso de se encontrarem automatizados, não se encontrar disponível o módulo de aquisições, constituem um obstáculo para se efectuar a gestão das aquisições na biblioteca e/ou entre as bibliotecas militares, o que resulta na ausência de uma política de aquisições e promove um mau aproveitamento dos recursos financeiros.
Tratamento documental
A falta de pessoal especializado explica a fragilidade do tratamento documental. Pelos dados recolhidos, nas bibliotecas do Exército, são seguidos três critérios diferentes na catalogação dos documentos e foram referenciadas duas situações em que coexistem dois modos de catalogação (Regras Portuguesas de Catalogação/Regras Internas e Regras Portuguesas de Catalogação/Outras). Por norma as bibliotecas do Exército que não têm um sistema de gestão integrada seguem regras internas ou outras normas que não as Regras Portuguesas de Catalogação. As bibliotecas da Marinha indicam seguir as Regras Portuguesas de Catalogação e regras internas. Por seu lado, as bibliotecas da Força Aérea graças ao facto de terem adoptado um sistema mais adequado, ainda que actualmente se mostre obsoleto, permite que estas bibliotecas sigam as Regras Portuguesas de Catalogação.
O tratamento de analíticos é um procedimento muito incipiente nas bibliotecas dos três ramos das Forças Armadas. Tratando-se de bibliotecas especializadas é inquestionável a utilidade de analíticos. A sua inexistência nos catálogos destas bibliotecas significa perda de uma quantidade considerável de informação que assume proporções mais graves nas bibliotecas de instituições de ensino, formação e saúde.
Informatização
O arranque da informatização tem sido lento e só para alguns, parece não obedecer a qualquer planificação e em regra não existe apoio informático interno. Trabalha-se de forma isolada e em condições extremamente adversas que naturalmente constituem uma barreira quase intransponível. A resistência à mudança, reforçada pelas características próprias da organização militar, é uma constante. A este propósito, Carrilho (1985, p. 45) observa:
“… a adopção de novas tecnologias representa muitas vezes uma perturbação nos esquemas estabelecidos de comando e hierarquia. A inovação - não só ao nível tecnológico e organizacional como também a nível da inserção social e das relações civis-militares - é muitas vezes, dificilmente aceite nas Forças Armadas, principalmente pelos elementos que detêm lugares superiores.”
Se as verbas atribuídas a estas bibliotecas mostram claramente a penúria a que as mesmas são votadas, o estado de informatização dos fundos faz a radiografia do atraso em que se encontram estes serviços no que diz respeito às TIC. A diferença entre aquilo que está informatizado e o que permanece em catálogo manual indica o muito trabalho de informatização que há a efectuar e que pode ser menos penoso se as várias unidades envolvidas o fizerem em cooperação.
Em 2004 menos de metade das bibliotecas do Exército declararam ter os seus catálogos automatizados (no todo ou em parte, qualquer que seja o software utilizado), situação que se mantém actualmente. Pela análise das versões em uso nestas bibliotecas que têm software que permite algum grau de integração, conclui-se que não se praticam actualizações destas versões. A causa apontada é a falta de recursos financeiros, responsável também em parte pela aquisição apenas dos módulos essenciais para dar seguimento à automatização dos catálogos. As bibliotecas do Exército, com catálogos automatizados, que não têm o software de gestão integrada, indicam o uso de uma determinada aplicação desenvolvida internamente que contempla apenas a catalogação. Excepção para duas bibliotecas que declararam trabalhar de forma integrada, uma, com o módulo das aquisições, catalogação e empréstimos, e, outra, com os módulos de catalogação e empréstimos.
As bibliotecas da Marinha4, apesar de, na sua maioria, terem os seus catálogos informatizados, recorrem sobretudo aos meios internos e de alguma forma revelam receio em optar por adquirir sistemas ao exterior quando respondem às suas necessidades básicas com os seus próprios meios, e a questão da partilha de informação não é vital para alguns dirigentes destas bibliotecas, para os quais uma listagem de existências basta. Nestas bibliotecas também persistem situações de catálogos automatizados com recurso ao desenvolvimento interno de aplicações informáticas.
Também nesta questão o cenário das bibliotecas da Força Aérea é distinto das demais bibliotecas dos outros dois ramos. Foi adquirido no final dos anos 90 o actual software que permite algum grau de integração para as bibliotecas da Força Aérea, o que revela um sentido de partilha de custos e de benefícios. Assim, existe actualmente a partilha de um catálogo colectivo acessível através de um interface de pesquisa comum onde é possível procurar a informação orientando os critérios de pesquisa para uma das unidades, para várias ou para todas em simultâneo. Apenas uma biblioteca declara fazer uso de todos os módulos disponíveis. Também nestas bibliotecas os respectivos catálogos só podem consultar-se na intranet, o que afasta aquele que poderia constituir um modo privilegiado de divulgação e de dinamização das bibliotecas militares, no seu próprio meio e perante a sociedade civil à escala mundial, remetendo ao esquecimento estas bibliotecas e todo o seu considerável acervo.
No seguimento do que acima foi referido sobre o tratamento dos analíticos nota-se também a grande diferença na quantidade de registos entre o catálogo manual e o catálogo informatizado, comprometendo a recuperação de informação muito importante para os utilizadores, e à qual só recentemente se tem dado o devido valor. Por outro lado, nos últimos anos, o número de revistas da especialidade com qualidade tem vindo a aumentar o que abre naturalmente espaço para a pertinência do tratamento individualizado dos seus artigos.
No caso dos catálogos que se encontram automatizados o trabalho não se esgotou no momento da informatização. Persistem erros que importa corrigir, problemas de forma e de conteúdo.
Dos primeiros podemos indicar como exemplo o facto de algumas bibliotecas considerarem a informatização dos seus catálogos utilizando outro software que não software específico para gestão de bibliotecas, como é o caso da criação de bases de dados utilizando a aplicação Microsoft Office Access ou em programas feitos localmente sem qualquer preocupação biblioteconómica, comprometendo por isso a integração dos procedimentos e a futura migração dos dados para sistemas integrados de gestão de bibliotecas.
Dos segundos, também a título de exemplo, há a referir o problema dos duplicados e a inexistência de bases de dados de autoridade. Esta situação agrava-se ainda mais quando o trabalho é feito maioritariamente por pessoas, civis ou militares, que não têm qualquer formação especializada. A registar ainda a existência de fundos antigos que carecem de tratamento adequado.
Recursos humanos especializados
A carência de dirigentes e de técnicos superiores com formação adequada (Curso de Especialização em Ciências Documentais) e de técnicos profissionais de BAD (Biblioteca, Arquivo e Documentação) é evidente, principalmente ao nível das Bibliotecas do Exército. Trata-se de uma situação grave uma vez que, por regra, é acompanhada de falta de sensibilidade para os problemas das bibliotecas comprometendo o trabalho actual e, se nada for feito, comprometendo o futuro das mesmas.
As bibliotecas militares em França, em Espanha e em Portugal
A situação das bibliotecas militares em Portugal parece encontrar paralelo em França. Hervé Coutau-Bégarie (ca 2001) assina um artigo sobre o assunto com um título muito elucidativo: La grande misere des bibliotheques militaires de France. O autor refere a inércia das bibliotecas militares e a ausência de políticas de aquisições, situação grave e responsável pelas lacunas de documentação que estas bibliotecas apresentam nos seus fundos: “Que de temps perdu à chercher des livres ou des revues dont on a vrai besoin et qu’on ne trouve nulle part!” Refere-se ainda o autor à falta de pessoal, à incompatibilidade de horários para consulta e à falta de investimento, aos problemas informáticos, sempre presentes, e compara esta situação com os exemplos das bibliotecas americanas e inglesas: “On peut y accumuler en deux ou trois jours ce qu’on mettrait deux à trois semaines à reunir en France…” Conclui que em França se trata de um problema de meios e de um problema de falta de vontade para alterar a situação agonizante em que se encontram as bibliotecas francesas e onde não se vislumbram quaisquer vestígios de cooperação entre as mesmas.
Em Espanha o panorama das bibliotecas militares é distinto, nomeadamente no que se refere às bibliotecas do Exército. Decorre desde 1999 um processo de avaliação das bibliotecas do Exército com vista à redução do seu número, pelo que foi elaborado nesse mesmo ano um mapa de bibliotecas militares com vista a um conhecimento exaustivo das mesmas, o qual se encontra em permanente actualização. A elaboração deste mapa permitiu iniciar um plano de actuação - plano de concentração das bibliotecas militares - com o objectivo de melhorar a situação do património bibliográfico do Exército. No estabelecimento da Rede de Bibliotecas do Exército procedeu-se à elaboração de normas técnicas, o que foi fundamental no nivelamento e normalização do trabalho a desenvolver pelas bibliotecas participantes.
A análise da informação obtida através da investigação realizada, nomeadamente através do inquérito por questionário, do inquérito por entrevista e da observação, revela que as fraquezas das bibliotecas militares portuguesas decorrem no essencial de problemas idênticos aos enunciados no artigo de Hervé Coutau-Bégarie (ca 2001?) acima mencionado. Há que eliminar as fragilidades e alicerçar o Sistema das Bibliotecas Militares Portuguesas em bases sólidas e consistentes, as quais se referem a orçamentos dignos e a recursos humanos em número suficiente e com formação especializada para que se possa efectivar uma política racional de aquisições de documentos, um tratamento adequado da informação, que contemple a sua divulgação e o seu acesso e providenciar os meios técnicos imprescindíveis para dar início a um projecto que contribua decisivamente para a formação do soldado do futuro tal como é visto por Vieira (2001, p.45) (“modelo profissional militar pós-moderno”), nas suas vertentes de estudante, comunicador e diplomata.
Um modelo de cooperação para o Sistema das Bibliotecas Militares Portuguesas
A organização militar, enquanto sistema, tem características sui generis que influenciam o funcionamento das bibliotecas inseridas em cada um dos subsistemas representados por cada um dos ramos das Forças Armadas, bem como os comportamentos e atitudes dos responsáveis e funcionários das bibliotecas. Como acima foi referido a resistência à mudança parece encontrar uma explicação coerente na análise de Carrilho (1985, p. 45), quando observa que: ”… a adopção de novas tecnologias representa muitas vezes uma perturbação nos esquemas estabelecidos de comando e hierarquia.”
A análise dos resultados obtidos indica estarmos perante uma situação de mera coexistência das bibliotecas militares portuguesas. A quase total ausência de cooperação entre as várias bibliotecas que compõem o Sistema das Bibliotecas Militares Portuguesas autoriza-nos a classificar este sistema como disfuncional.
E no entanto as bibliotecas constituem, cada vez mais, uma situação exemplar de como a colaboração traz mais valias para a comunidade de utilizadores. Dado que nenhuma biblioteca possui toda a informação sobre todas as áreas do saber, pela cooperação entre várias bibliotecas é possível chegar mais próximo desse ideal e que na prática se pode consolidar na construção de um catálogo colectivo, disponível online, onde seja possível pesquisar nas bases de cada um dos ramos e/ou na base de uma ou várias bibliotecas em simultâneo garantindo a integração de procedimentos, a dinâmica e permeabilidade no acesso à informação.
Fig.: Implementação do SIGB no Sistema das Bibliotecas Militares Portuguesas (SBMP)5
Este sistema deve ser suportado por módulos que contemplem os standards e os protocolos internacionais e ser dotados de flexibilidade permitida por uma arquitectura com capacidade de configuração ao nível da centralização/descentralização de tarefas.
Assistimos a uma evolução lógica das bibliotecas; não é mais possível a existência destes serviços de forma isolada e com a pretensão de per se suprir todas as necessidades dos utilizadores. As bibliotecas não podem subsistir e crescer isoladamente; é inviável, em termos de custos. E, para os serviços que não tenham outra perspectiva, ou para os que insistirem em assim prosseguir, o encerramento será o seu destino mais provável. Apontamos, a título de exemplo, as bibliotecas universitárias, que com o aumento da comunidade de utilizadores e dos custos de livros e periódicos, se sentiram fortemente pressionadas a incrementar alterações de fundo inadiáveis.
O sistema de ensino e o sistema de saúde merecem uma atenção especial uma vez que desempenham um papel fundamental nas Forças Armadas Nacionais que será ainda mais reforçado no futuro próximo, possibilitado também por bibliotecas bem equipadas e preparadas para responder aos novos desafios.
A eventual implementação do modelo de cooperação proposto (Pinto, 2005), tendo em vista a modernização dos serviços e racionalização dos meios, implica a eliminação das unidades supérfluas, o que se insere no proposto pelo Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado (PRACE).
O importante património bibliográfico existente nestas bibliotecas justifica largamente que tudo seja feito, especialmente a sensibilização dos centros de decisão, no sentido de se criarem condições para preservar, divulgar e promover o saber que encerram estas bibliotecas arrancando-as definitivamente do esquecimento a que têm sido votadas e levando-as a ocupar de forma digna o seu devido lugar na cultura portuguesa. Para tal, poderá contribuir uma mudança de atitude relativamente às bibliotecas militares, no interior das Forças Armadas, mudança que implicaria que as bibliotecas passassem a ser consideradas como parte do subsistema de informação da organização militar.
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* Mestre em Ciências Documentais - vertente Bibliotecas e Documentação. Chefe da Divisão do Centro de Documentação do Instituto da Defesa Nacional.
** Doutorada em Gestão de Informação pela Universidade de Sheffield, Reino Unido. Investigadora do INETI e Docente Universitária.
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1 Devido a fusões de várias unidades, desde 1 de Julho de 2006, o Exército conta presentemente com sessenta e oito bibliotecas.
2 Em Agosto de 2005 foi aprovado pelo Governo a criação do Instituto de Estudos Superiores Militares (IESM) em substituição dos seguintes institutos de formação: Instituto Superior Naval de Guerra (ISNG), Instituto de Altos Estudos Militares (IAEM) e Instituto de Altos Estudos da Força Aérea (IAEFA).
3 Actualmente designada de Direcção de História e Cultura Militar.
4 No ano de 2006 a Biblioteca Central da Marinha promoveu um levantamento das bibliotecas da Marinha com o objectivo de estabelecer uma gestão bibliográfica integrada.
5 SIGB - Sistema Integrado de Gestão Bibliográfica; BEx - Bibliotecas do Exército; BMa - Bibliotecas da Marinha; BFA - Bibliotecas da Força Aérea.
